Rapport annuel 2023 53 Temps forts dans le fonctionnement de la collectivité L’année 2023 a été consacrée à la préparation du passage à une nouvelle nomenclature comptable. En effet, à compter du 1er janvier 2024, l’ensemble des collectivités et de leurs établissements doivent appliquer une nouvelle nomenclature : la M57, qui est le référentiel le plus avancé en termes de qualité comptable. Un nouveau règlement budgétaire et financier a également été rédigé pour entrer en vigueur au 1er janvier 2024 et remplacer le règlement mis en place depuis 2006. En 2023, le Département a pris la décision de lancer une démarche visant à préparer une future certification des comptes. Celle-ci peut être définie comme « la délivrance, chaque année, par un auditeur externe, indépendant (…) d’une opinion attestant que les comptes soumis à l’autorité gestionnaire, sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat des opérations de l’exercice ». Il s’agit d’une démarche transversale visant à : s’assurer de l’existence d’un contrôle interne comptable dans chacune des directions sous l’angle de la qualité comptable et la maîtrise des risques ; analyser et mettre à niveau certains comptes : la gestion de l’actif (immobilisations), des provisions, des rattachements de fin d’exercice ; évaluer et maîtriser la robustesse du système d’information ; préparer la documentation nécessaire à l’auditeur externe (organigrammes, dossier de clôture explicitant le contenu des comptes, procédures internes, annexes du compte financier unique). Un comité de pilotage trimestriel spécifique a été mis en place en décembre 2023, piloté conjointement par le comptable public et la direction Générale, avec des représentants de chaque direction et sera chargé de suivre la démarche. Gestion financière Déclinaison des préconisations formulées dans le cadre de l'audit de la Cellule de Recueil des Informations Préoccupantes (CRIP) À la suite de l'audit de la Cellule de Recueil des Informations Préoccupantes (CRIP) effectué en 2022, un calendrier a planifié les travaux à mener sur l'année scolaire 2023-2024. Le travail sur les préconisations, validé en copil en septembre 2023 a débuté en octobre par le biais de groupes de travail composés des agents des Délégations territoriales et de la direction de l’Enfance et de la Famille (PMI et CRIP). Ces premières instances techniques de travail ont permis la mise à jour des outils liés au traitement des informations préoccupantes ainsi que des évolutions dans les processus. Ces premiers outils émanant des groupes de travail seront mis en œuvre en mars 2024. 4 thématiques ont ainsi été traitées en 2023 : fiche navette CRIP/ DT ; trame de rapport ; valorisation du travail d’évaluation en DT ; accompagnement technique à l’évaluation. Gestion électronique de documents En 2023, un projet de Gestion Electronique de Documents (GED) pour le Fonds de Solidarité Logement (FSL) a été mis en œuvre. Il vise à dématérialiser le courrier papier dans un canal unique, à le hiérarchiser et à créer des flux de validation et de signature des dossiers (workflows). L’ergonomie du poste de travail dédié a été travaillée avec les utilisateurs de manière à optimiser au maximum la tâche de scan des documents entrants, et un accompagnement quotidien soutenu a été mis en œuvre auprès des agents instructeurs quant à la conduite du changement vers une informatisation du processus. Projet d’établissement – Foyer départemental de l’enfance La construction du nouveau projet d’établissement du Foyer départemental de l’enfance, s’est articulée durant l’année 2023 autour de l’organisation de différentes instances participatives et consultatives : 6 comités de pilotage ; 3 comités techniques ; un séminaire de lancement du projet à Tonnay-Charente avec 109 participants ; la diffusion de 3 questionnaires aux familles, aux jeunes, et aux partenaires pour un total de 94 répondants ; l’animation de 9 groupes de travail réunissant 115 personnes ; la rédaction et diffusion de 2 journaux projets adressés aux équipes. L’écriture du projet d’établissement s’est réalisée de juillet à septembre 2023, il a été validé en décembre dernier par le comité de pilotage.
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