Afin d’harmoniser et faire évoluer les pratiques professionnelles des agents au sein des collèges, le Département a poursuivi le déploiement de cette méthode qui concerne les 51 collèges publics sur une période de 4 ans (20212024). Le Référentiel de Niveau de Qualité de Service pour le nettoyage des collèges a été élaboré en conséquence. En 2023, 13 collèges ont bénéficié du déploiement de la méthode globale de nettoyage, pour un investissement en matériel nouvelle génération d’un montant total de 278 000 €. Cette nouvelle méthode a été présentée au directeur et au personnel du Foyer de l’Enfance du Département. Elle a été perçue comme innovante et a reçu une adhésion totale. Ainsi, des formations ont été mises en place pour un déploiement en fin d’année 2023 et début d’année 2024. Outils collaboratifs et accompagnement numérique Un centre de support aux utilisateurs a été créé au sein de la direction des Systèmes d’information et du Numérique, l’assistance est multicanale. Un portail existait déjà et permettait aux utilisateurs de signaler des incidents et de faire des demandes. Une hotline a été mise en place début 2023, elle s’appuie sur une relation humaine qui permet de traiter de nombreux incidents de façon synchrone. En novembre, un agent conversationnel virtuel, (chatbot en anglais), baptisé Ophely, est venu compléter le dispositif en proposant des réponses à des questions fréquentes et en guidant l’utilisateur vers de la documentation ou vers le portail de saisie des incidents et demandes. Le Centre de support aux utilisateurs poursuit également des activités d’accompagnement numérique notamment lors de changements d’usage tels que la mise en place de la téléphonie Teams. Des ateliers sont conçus sur la base de l’analyse des demandes d’assistance, des incidents fréquemment constatés et en appui de certains projets nécessitant une gestion du changement. À la suite du diagnostic de compétences numériques réalisé en 2022 auprès des CHIFFRES CLÉS Support informatique 12 797 incidents traités 2 779 demandes traitées 5 444 appels hotline traités 1 000 sollicitations d’Ophély en un mois d’utilisation 80 ateliers d’accompagnement numérique 351 participants aux ateliers agents techniques des 51 collèges, une formation obligatoire a été organisée dans chaque établissement depuis le 20 septembre 2023, par les agents de la Mission Inclusion Numérique conformément au Plan d’Actions pour un Numérique Inclusif. Cette formation se déroule sur un créneau de 3 heures au sein des collèges sur les postes informatiques des CDI ou des salles informatiques. Elle a pour objectif de permettre aux agents d’accéder aux outils dématérialisés de leur environnement professionnel (messagerie, intranet, portail RH). 374 agents des collèges ont ainsi été formés en 2023. Traitements contenant des données personnelles Au cours de l’année 2023 : 37 nouveaux traitements inscrits dans le registre des traitements départementaux ; 56 traitements audités ; 10 analyses d’impact sur les traitements présentant un risque pour la vie privée (AIPD) terminées ou initiées ; 14 téléservices homologués ; 12 violations de données personnelles enregistrées et traitées ; 17 sessions de formation à destination de 120 agents. En 2023, un atelier sur la protection des données et la sécurité du Système d’Information (SI) a été ajouté dans la formation initiale des 60 heures pour tout nouvel assistant familial recruté par le Département de la Charente-Maritime. La Gendarmerie est intervenue dans le cadre de 8 sessions de sensibilisation sur les principales cybermenaces, 550 agents ont pu y participer. 16 séances de formation sur l’outil de conformité au RGPD (DASTRA) ont été organisées pour un total de 51 agents. 38 agents ont pu participer à 5 séances de sensibilisation autour de la thématique de la protection des données. En 2023, le Département a mis en œuvre le parcours Cybersécurité initié en 2021 avec l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information dans le cadre du plan de relance de l’État. La sécurité des connexions pour 1 000 agents de la collectivité a été renforcée afin de réduire les risques de phishing (hameçonnage) et renforcer la sécurité du SI notamment sur les outils collaboratifs et la messagerie. Sur le périmètre de la sécurité des biens et des personnes (Caméra, anti-intrusion, anti-agression, etc.), un exercice de gestion de crise dans le cadre d’une cyberattaque a été réalisé en 2023. Enfin, le Département a participé au RETEX des départements de la Vienne et de la Seine-et-Marne sur les conséquences d’une cyberattaque, au niveau des affaires financières. Communication et œuvres sociales Dans sa démarche de fédérer les agents, de créer une dynamique porteuse de sens et de développer un sentiment d’appartenance, le Département s’appuie sur des outils complémentaires : le journal interne trimestriel édité à 2 500 exemplaires, l’intranet « Yatoo » avec 713 visiteurs chaque jour et 6 102 646 pages vues sur l’année ainsi que les outils audiovisuels (écrans). Rapport annuel 2023 14 Bien-être et épanouissement de tous
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